User Documentation for Ynfinite CMS

This is the user documentation for Ynfinite CMS. Feel free to go to our website and give it a try.

Welcome

Welcome to Ynfinite CMS and Marketing Suite. This is your entrance in a very easy way to manage your website. You won't find a lot of features here because managing your website is pretty simple. The only thing you, as a user need to know is how to add content to your website and how this content is handled in your day to day work. The rest of the more complex stuff is handeled in the developer documentation.

The basics of Ynfinite

Ynfinite CMS provides you with easy to use customized forms which you use to generate the content you want on your website. When you will be given access to Ynfinite, your website developer has set up everything in an easy to use way so you can start creating content on your website right away. To do this you only need to fill out some easy forms and upload images / videos and files.

You can also check who tryed to connect with you using your website.

Ynfinite CMS and Marketing Suite is a constantly growing plattform which takes care of all the day to day marketing needs a company can have without overwhelming the users with a lot of useless data like other systems do.

Data protection clause for your website

Please copy the following data protection clause into the privacy and data protection text of your website. It is important that you have this as Ynfinite is constantly communicating with our servers and your visitors need to be informed about that.

´´´ Ynfinite

Wir verwenden für die Darstellung unserer Webseite das Ynfinite Content Management System der Firma ypsolution GmbH, Overstolzenstr. 2a, 50677 Köln. (nachfolgend: Ynfinite CMS)

Ynfinite CMS wird auf einer zentralen Serverumbegung gehostet die nicht in unserer Hoheit liegt. Standort dieser Serverumbegbung ist Frankfurt. Es gelten alle deutschen Datenschutzverordnungen. Ynfinite CMS speichert keine personenbezogenen Daten, verarbeitet aber die, die für den Betrieb der Webseite zwingend notwendig sind. Um Webseite, Bilder und Scripte zu laden wird Ihre IP Adresse benötigt um eine Verbindung zu den Servern von Ynfinite CMS aufzubauen. Diese IP Adresse wird nach dem Aufbau nur in kurzfristig aufbewarten Logfiles zur Fehlerbehebung gespeichert und danach verworfen.

Mit dem Besuch der Webseite stimmen Sie dem oben genannten Sachverhalt zu. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist die von Ihnen erteilte Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Löschung der Daten erfolgt, sobald der Zweck ihrer Erhebung erfüllt wurde. Weitere Informationen zum Handling der übertragenen Daten finden Sie in der Datenschutzerklärung von Ynfinite: https://ynfinite.de/de/datenschutz ´´´

Social Media Pläne und Verbindungen

Ab dem Performer Paket kann Ynfinite auch deine Social Media Kanäle mit Inhalten versorgen. Hierzu sind mehrere Schritte für die Konfirguration nötig.

Social Media Verindungen

Über den Menüpunkt "Connections" im Einstellungen Menü oben rechts erreichst du die Konfiguration der Verbindungen. Hier klickst du auf "Connect Social Media". Du wirst nun gebeten auszuwählen mit welcher Social Media Plattform du dich verbinden möchtest. Folge dem Prozess des jeweiligen Social Media Netzwerkes und bestätige die Freigabe der angeforderten Rechte. Danach solltest du die Social Media Verbindung unter deinem Namen in der Liste der Verbindungen sehen.

Social Media Plän

Nachdem die Verbindung besteht kannst du unter dem Menü Punkt "Social Media Plans" deine Aktivitäten auf dem jeweiligen Netzwerk planen. Lege hierzu einen neuen Social Media Plan an.

Gib dem Plan einen Namen und wähle einen Content Typen aus der die Inhalte enthält die du übermitteln möchtest. Ynfinite wird automatisch alle Inhalte verwenden die in diesem Content Typen enthalten sind. Es werden nur Inhalte berücksichtigt die jünger sind als der Plan. Du musst dir also keine Sorgen machen dass alte Inhalt gepostet werden. Später kannst du in der KOnfiguration auch noch Filter einrichten die den Inhalt weiter einschränken. Dazu später mehr.

Wähle nun die Plattform aus auf die du posten möchtest. Danach wählst du unter Account deine angelegte Verbindung aus.

Nun folgen einige Plattoform spezifische Einstellungen. Weitere Informationen hierzu findest du Abschnitt zu der jeweiligen Plattform weiter unten.

Unter Schedule kannst du nun bestimmen wie Ynfinite postet. Stelle hier ein wieoft ein Post abgesetzt werden soll. Ynfinite wird jedesmal wenn der Zeitpunkt des Postens gekommen ist alle Inhalte suchen die für den Plan relevant sind und den ältesten Inhalt der noch nicht gepostet wurde posten. Direkt neben dem Feld Schedule findest du die Zeitzone, diese entspricht der Zeitzone deines Accounts. Wenn du eine andere Zeitzone für deine Posts verwenden möchtest kannst du das hier einstellen.

Über das Feld Filter kannst du genauer spezifizieren welche Inhalte für diesen Plan verwendet werden sollen. Du kannst z.B. nach einer Kategorie filtern oder nach einem Feldinhalt. Mehr Informationen dazu wie Filter genau funktionieren kannst du im Kapitel Filter nachlesen.

Unter dem Order Reiter kannst du noch angeben wie die Inhalte sortiert werden sollen und was für Ynfinite der nächste zu postente Inhalt ist. In den meisten Fällen ist dies das Creation date Ascending. Es gibt seltene Fälle wenn etwas anderes gefordert ist. Sollte dies bei dir der Fall sein kannst du hier die Sortierung ändern und Ynfinite wird den ersten Inhalt posten der nach dieser Sortierung noch nicht gepostet wurde.

Unter Site wählst du die Seite auf der du posten möchtest und danach die Detailseite mit der dieser Inhalt verknüpft sein soll. Zu dieser Seite wird dann ein Link generiert.

Am Ende der Seite kannst du den Plan noch auf aktiv stellen. Nur aktive Pläne werden ausgeführt. Alle anderen Pläne werden nicht verwendet.

Nachdem du diese Einstellungen vorgenommen hast wird der Plan automatisch angefangen zu posten. Jedesmal wenn ein Plan postet wird diese Information im jeweiligen Inhalt angezeigt. Du kannst also in den Inhalten sehen welcher Inhalt gepostet wurde und welcher nicht.

Facebook

Facebook kennt verschiedene Arten von Posts. Dies ist auch das erste was du angeben musst. Ynfinite kennt derzeit Posts und Media. Posts ist ein klassicher Post der einen Text und einen Link zurück auf deine Seite enhält. Die Optik des Posts wird durch die OpenGraph Einstellungen in deinem Inhalt entschieden. Wenn du Media auswählst wird ein Bild oder Video gespostet. Es können auch mehrere Bilder in einer Galerie gepostet werden. Zu den Bildern kannst Texte hinterlegen, diese kommen aus den Meta Daten der Bilder. Der Media Post selbst hat ebenfalls einen Text welcher automatisch um einen Link zurück zum Inhalt auf deiner Seite erweitert wird.

Sobald du den Post Type bestimmt hast musst du die Sprache auswählen in der du Posten möchtest und danach die Felder die der Post benötigt einem Feld im gewählten Inhaltstyp zuordnen.

Twitter

Twitter funktioniert analog zu den Facebook Einstellungen. Auch hier muss ein Post Type ausgewählt werden. Twitter kenn hier den Tweet. Ein Tweet hat einen Text der in den Field Assignments einem Feld zugewiesen wird. In jedem Tweet wird ein Link zurück zum Inhalt auf deiner Seite generiert.

Instagram

Bald verfügbar

Posts updaten und löschen

Ynfinite bietet auch die Möglichkeit Inhalte die bereits gepostet wurden upzudaten oder zu löschen. Diese Möglichkeit bieten nicht alle Social Media Netzwerke. Twitter z.B. bietet nicht die Möglichkeit einen Tweet upzudaten. Hier kannst du nur Löschen und neu tweeten.

Um einen Inhalt upzudaten kannst du direkt im Inhalt die Liste der Posts ansehen. Klicke dort einfach auf "update" und dein Post wird aktualisiert.

Das Löschen eines Posts funktioniert genau wie ein Update. IN der Liste der Posts direkt im Inhalt kannst du auf löschen klicken. Der Inhalt wird dann vom Social Media Portal entfernt. Entfernte Inhalte werden nicht nochmal gepostet.

Inhalt sofort posten

In der Tabelle der Inhalte kannst du über das Context Menü eines Inhaltes den Button "Post immediately" auswählen. Dieser Schalter postet den Inhalt über alle Pläne die für diesen Inhalt relevant sind. Dieser Post ersetzt nicht den Standard Postingzyklus und ist additiv zu sehen.

Filter konfigurieren

Muss noch geschrieben werden.

Importer

Ynfinite can import data to create automated processes. To create an importer you need to switch to the importer settings.

To configurate an importer you need to first select a type. There are currently two types of importers in Ynfinite CMS. First, the content importer which imports any type of content into a given content type. And second is the lead importer which imports any type of leads.

After you selected the type of the importer you need to choose from which source the data for this import comes from. Ynfinite knows two sources, FTP and web.

Source FTP

The FTP source trys to connect to a ftp server by using either the ftp or sftp protocol. The connection is established by the host, the username and password provided in the configuration. After the connection has been established, it will try to find a file matching the filename in the path that was given. The filename is a regular expression which is used on every file found in the given path. Ynfinite is able to import many files at once, so every file that is found will be imported. To make sure that no file is imported twice. Ynfinite creates a folder called /backup in the given path and moves all files that where imported to this folder.

Sometimes additional data like images, or other files are needed. In this case you need to zip all the data info one archive so Ynfinite has access to all of it. In that case you have to check the "Is archive" option and tell Ynfinite the archives name. Again, this name is used as a regular expression and every file it matches will be imported and moved to the backup folder after.

Depending on the file type you have to add more information to instruct the importer how to import the file.

XML file

XML files are built out of elements that can be nested and have a number of attributes. Ynfinite CMS has a path template language which allows you to tell Ynfinite where data is stored. See path language

In a given XML file, there are most likely multiple items which should be imported. To tell Ynfinite which item this is an identifier needs to be added using the path languag. Ynfinie will identify all items and import them one by one. In special cases you will have the elements in the XML file prefixed. e.g. ( => <immostreet> where "immo" is the prefix). In those cases you can add the prefix directly to the XML file configuration and Ynfinite will prefix every element in the path language automatically with this prefix to make it easier for you to use.

Source Web

The web source uses a connection that was defined in the connection settings to establish a connection to a webservie of any kind. This could be a RSS feed, a REST Api or anything else. Depending on the choose connection you can add a payload to the request to choose which data the importer should read. The importer marks the data and time it gathered data from the web source the last time and diregards data that is older that the last connection when it imports data the next time.

Mappings

To tell the importer which data should be imported, you need to create mappings for each field of the chosen target. To create those mappings you need to add them one by one choosing a strategy for the importer to use. Currently there are the following strategies:

Value strategy

This is the easiest and most straight forward strategy. The importer selectes the element that contains the data you are looking for and uses its value.

   <somedata>
      <someotherdata>
         This is the value
      </someotherdata>
   </somedata>

So, for example this path somedata someotherdata would result in the value "This is the value" that is used by the importer.

Element strategy

The element strategy takes the elements name as data. It checks if the element that is specified in the path actually exists and then gets the elements name.

   <somedata>
      <someotherdata>
         This is the value
      </someotherdata>
   </somedata>

So, for example this path somedata someotherdata would result in the value "someotherdata" that is used by the importer, while somedata thisdatadoesnotexist would result in an empty value because the given path does not exist.

Attribute strategy

All Attribute strategy

Children strategy

Path language

The Ynfinite path language is used to access xml like structures or json data for that matter. The basic idea is that you give Ynfinite a path seperated by spaces from the item you have choosen down to the data you need to select.

In the following example you will see the path language markup in the comments after each given line. The last line has a path which leads to the attribute in subsub_data_2

<item>
   <sub_data_1>This is some data</sub_data_1> <!-- item sub_data_1 -->
   <sub_data_2>This is some data 2</sub_data_2> <!-- item sub_data_2 -->
   <sub_data_3>
      <subsub_data_1>This is some even deeper data 1</subsub_data_1> <!-- item sub_data_3 subsub_data_1 -->
      <subsub_data_2 my_attribute="some attribute data">This is some even deeper data 1</subsub_data_2> <!-- item sub_data_3 subsub_data_2$my_attribute -->
   </sub_data_3>
   <sub_data_4>
      <list_item> <!-- item list_item -->
         <some_value>First</some_value> <!-- item list_item some_value -->
      </list_item>
      <list_item> <!-- item list_item -->
         <some_value>Second</some_value> <!-- item list_item some_value -->
      </list_item>
      <list_item> <!-- item list_item -->
         <some_value>Third</some_value> <!-- item list_item some_value -->
      </list_item>
   </sub_data_4>
</item>

As you can see it is very easy to access the data. In sub_data_4 you may have noticed that the path is the same for each item in the list. Ynfinite will use all those values and add them to the same field. Depending on the field the data will either be saved as a list, or the last data will be the data which is used in the end.

The same idea goes for json code

{
   item: {
      sub_data_1: "This is some data", // item sub_data_1
      sub_data_2: "This is some other data", // item sub_data_2
      sub_data_3: {
         subsub_data_1: "Some deeper nested data", // item sub_data_3 subsub_data_1
         subsub_data_2: "Please not that there is no such thing as attributes in json" // item sub_data_3 subsub_data_2
      }
   }
}

Usermanagement and authorization

Features for ACL: Sites Pages Content Types Content

Permissions: Read (View) Write (Create/Edit) Delete

Account user with role owner has a wildcard role on all features he can see everything and has never a group.
- Only the owner can create new roles and groups.
- Only the owner can manage user stuff
Access to features (roles)
- Creation of a new role
  - Role has access to features
  - Each feature has permissions
- Edit role
  - Change permissions and features of a role
- Delete role. Delete an existing role.
Access to specific data (groups)
- Creation of a new group
  - Add access to specific site or all sites (wildcard)
  - Add access to specific page or all pages (wildcard)
  - Add access to specific content type or all content types (wildcard)
  - Add access to sprecific content, content by category or all content (wildcard)
An account has a default role which is given by Ynfinite once the account is registered for the first time. The default role has all permissions to all features.
- The default role can be changed to another role which was created.
- When a user is invited to join a ynfinite account, a role as well as groups can be selected. The default role is preselected. No groups are selected.
- An user without a group has access to all content

Ynfinite - Documentation